10 принципов фасилитации больших групп - часть 1 Блог им. MargaritaFatina

Ре-публикую статью, т.к. мне кажется, что она может быть кому-то интересна и полезна.

Встреча большой группы людей может быть мощным катализатором развития для организации или сообщества. За счет организации встречи могут достигаться такие цели, как:
  • Повышение уровня самоорганизации рабочих команд;

  • Формирование представления о стратегии компании;

  • Выполнение определенных текущих задач, связанных с деятельности компании (составление бюджета, защита проекта, обмен опытом и т. д.);

  • Управление процессом изменений в организации.

Но фасилитация группы в 100 и более участников может показаться невыполнимым заданием. Данная статья рассказывает о 10 принципах фасилитации больших групп. Они были выведены на основе авторского 20-летнего опыта фасилитации больших групп в организациях разного типа и размера. Эти 10 принципов помогут фасилитатору быть более уверенным в достижении ожидаемых результатов встречи. Кроме того, их выполнение позволит воодушевить участников, так как они будут видеть, что встреча дала результаты как для них лично, так и для группы в целом; их слова были услышаны и группа приняло мудрое взвешенное решение прежде, чем начать действовать.

Принцип 1. Создание программы начните с постановки вдохновляющей цели
Именно вдохновляющая цель — ключевой элемент успеха фокус-группы. Эта цель должна не просто отражать интересы различных стейкхолдеров, участвующих в фокус-группе, но и выражать оптимистический настрой относительно результатов сессии, «высвобождающую творческий потенциал и задействующую более высокие уровни мотивации» (Gerard and Ellinor, 2001). Без понятной и краткой цели практически невозможно создать работающую программу фокус-группы.

Постановка цели — это производительный процесс, включающий исследование широкого ряда возможностей с целью выявить все возможные результаты, которые могут даже противоречить друг другу. Вначале фокус-группа выявляет различные перспективы и интересы групп, которые представляют участники и личные пожелания участников относительно сессии. Задача фасилитатора на данном этапе — помочь группе увидеть взаимосвязь между различными перспективами и создать общее видение. После постановки цели группа готова перейти к обсуждению конкретных результатов. Так как фокус-группа представляет организацию в целом, то эти результаты отражают результаты всей организации.

После обозначения результатов, фокус-группа переходит к обсуждению целей «большой» сессии. Для этого фокус-группа отвечает на вопрос: «Что изменится, если эти результаты будут достигнуты?» Банкер и Албан (Bunker and Alban) предположили, что большинство провалов обусловлено тем, что «цель задана слишком широко и размыто или, наоборот, слишком узко и жёстко». Кади, Дэннемиллер и Спалдинг (Cady, Dannemiller, and Spalding) советуют формулировать цель «достаточно широко, чтобы иметь свободу манёвра и достаточно узко, чтобы фокусироваться на главном».

Формулировка целей «большой» сессии может занять много времени и сил, но согласие каждого участника с целью жизненно необходимо для успеха «большой» сессии.

Для формулирования целей могут быть следующие рекомендации:
  • Предложите фокус-группе провести мозговой штурм по цели встречи;

  • Разделите группу на подгруппы и дайте каждой черновик для записей. Найдите слова и фразы, которые повторяются в разных черновиках. Используйте эти слова для формулировки целей.

  • Объясните группе, в чём состоит консенсус и как следует действовать, чтобы прийти к нему. Например: «Вместо того, чтобы отклонять предварительную цель, я предлагаю говорить, как бы вы изменили её, что добавили».

  • Будьте терпеливы. Люди будут выходить, заходить, скучать, впадать в отчаяние и т. д. Несмотря ни на что, сохраняйте присутствие духа и позитивный настрой.

  • Помните о том, что Ваша цель — достижение консенсуса, а не «победа» того или иного мнения. Иначе все усилия по формулировке цели безуспешны.


Принцип 2. Думайте конвергентно/дивергентно для достижения консенсуса и перехода к конкретным действиям.
Сессия большой группы включает целую серию бесед в общем кругу и в малых группах, которые позволяют людям создавать и поддерживать необходимые изменения. Управление процессом бесед — ключевой элемент планирования сессии. Как правило, участники рассаживаются в малые группы по 8 человек за одним столом. Желательно, чтобы за одним столом присутствовали люди из разных филиалов и подразделений организации. Модель конвергенции/дивергенции состоит в попеременном акцентировании внимании на сходстве и на различиях. Так, вначале участники выясняют, чем они отличаются от своей малой группы (дивергенция), потом они делятся своими мыслями с группой (конвергенция). После этого они делятся мыслями своей группы с людьми, свободно ходя по комнате (конвергенция). Наконец, снова собравшись вместе, группа выявляет возможности для дальнейших действий (дивергенция) и составляет план встречи (конвергенция). Цель «дивергентных» шагов состоит в поощрении генерации идей и нестандартных взглядов. Это позволяет группе оценить всё богатство возможностей. Целью же «конвергентных» шагов является достижение общего видения. Это позволяет участникам достичь согласия о том, как лучше достигать желаемых результатов.

Планируя «конвергенцию» и «дивергенцию», важно держать в уме следующие вещи:
  • Убедитесь, что каждый знает цель каждой из бесед и действий, как за столом, так и в пространстве комнаты. Дивергенция нужна для обеспечения более широкого видения и вклада каждого участника. Конвергенция же нужна для создания общего видения и принятия решений.

  • Общение в группах позволяет лучше понимать следствия того или иного решения. Выслушивая разные точки зрения, участник видит более полную картину текущего положения организации и её дальнейших перспектив.

  • Управление временем критично для обеспечения активного участия каждого. В процессе сессии участники переходят от работы за столами к работе в общей группе в пространстве одного помещения. Необходимо также включить периоды индивидуальной работы, которые помогают сосредоточить внимание на самоанализе.

  • Найдите баланс между донесением нужной информации до участников и выяснением их мнений относительно того, что они слышат, знают, думают и во что они верят. Сопровождайте презентации групповыми дискуссиями. Спрашивайте о реакции людей на полученную информации, задавайте им вопросы, углубляющие их понимание.

  • После того, как видение людей максимально расширилось, наступает время «найти общее», то есть дать каждому возможность понять общую перспективу. Для этого используются две основных техники. Первая состоит в том, что от каждой группы выходят «делегаты», которые презентуют всем результаты работы группы. Вторая техника состоит в том, что люди свободно двигаются по комнате, обмениваясь своими идеями о результатах работы группы, записанных на флипчарте. На этом же этапе можно ввести голосование, когда каждый участник отмечает понравившееся ему варианты точкой или галочкой.


Принцип 3. Поддерживайте активное общение для того, чтобы все мнения были услышаны.
Беседа — это дорога, ведущая к пониманию того, где сейчас находится организация. Правда эта дорога находится посередине между вами и другим человеком. Поэтому мы часто просим участников больших групп «смотреть на мир глазами выступающего». Практика показывает, что такой взгляд помогает увидеть новые перспективы, отличные от тех, которые видит сам участник.

Искусство поддержания активного общения во время сессий больших групп состоит из нескольких компонентов — беседа должна:
  • Иметь цель. Перед каждой беседой мы задавали вопрос: что должно измениться после этой беседы? Цель беседы должна соответствовать цели всей сессии — мы всегда задаём вопрос нашим клиентам: «Как эта беседа приведёт нас к достижению целей встречи?»

  • Планируйте коммуникацию с участниками на основании некоторой модели. Так, мы используем модель НВП (Неудовлетворённость, Видение, Первые шаги — Dissatisfaction, Vision, First steps — DVF). Планируя встречу, мы думаем, как то или иное мероприятие сможет помочь создать общую неудовлетворённость текущим положением; общее видение нового, лучшего положения и какие конкретные шаги должны быть сделаны для достижения этого нового положения. Мы также знаем, что сопротивление изменениям — это нормально и наличие всех трех компонентов НВП способно преодолеть это сопротивление.

  • Создайте общую картину — чем больше каждый участник в курсе того, что знает вся группа, тем у группы больше шансов прийти к единому мнению. Поэтому важно помогать группе создавать полную картину того или иного вопроса.

  • Создайте команду — хотя участники, как правило, приходят на сессию в составе собственных команд, мы стараемся помочь им стать настоящей командой. Это означает, что мы делаем так, чтобы голос каждого был услышан. Каждый член команды выступает в нескольких ролях — фасилитатора, секретаря, выступающего. Таким образом, ответственность за сессию равномерно распределяется между всеми членами группы.

  • Прежде чем предлагать людям рассказывать о своих идеях, мы вначале проверяем, каждому ли понятна общая картина. Для этого мы даём участникам возможность задать вопросы клиентам, топ-менеджерам и другим ключевым фигурам.

  • Рискуйте осторожно — многие из нас знают разницу между ростом мышц благодаря упорным тренировкам и порванными мышцами из-за непосильных нагрузок. То же самое и при сессии большой группы. В начале общения мы обычно чувствуем себя более уязвимыми и, следовательно, «закрываемся» больше, чем когда узнаём людей ближе. Поэтому начало сессии следует посвятить менее «острым» вопросам, чем конец, когда можно предложить участникам взять на себя конкретные обязательства или опробовать новые способы поведения.

  • Принцип 4. Продумывайте программу так, чтобы иметь возможность гибко использовать новую информацию.
    Даже если вы имеете готовую программу, важно подготовить фасилитаторов к возможным изменениям программы по мере необходимости. Проблема больших групп заключается в том, что в отличие от малых, в них невозможно обсудить, как должна вестись встреча, выслушав каждого. Поэтому организуя встречи, мы организуем процесс непрерывного сбора данных и внесения изменений в программу в соответствии с ними.

    Вот некоторые из наших техник:
    • Никогда не работайте в одиночку. Для фасилитации больших групп требуются как минимум два фасилитатора и администратор.

    • Будьте гибкими и включёнными в происходящее. Перепроверяйте вопросы повестки дня. Собирайте фокус-группу в конце каждого дня для того, чтобы обсудить:

    — Что происходило за Вашим столом? Что Вы наблюдали в комнате? Была ли достигнута цель нашей встречи? Была ли группа в нужном состоянии?
    — Что Вы вынесли из своих наблюдений?
    — Исходя из этого, должны ли мы изменить программу следующего дня?
    • Дайте возможность проявляться лидерам на этом собрании! Лидеры вырастают именно из таких дискуссий.

    • Не упрощайте себе жизнь, выяснив мнение только одного человека (даже если он лидер). Встретившись с мнением, что что-то не работает, мы внимательно выслушиваем человека и советуем ему собрать всех людей из его малой группы (или поговорить с другими участниками) и спросить об их впечатлениях.

    • Заканчивайте каждую встречу письменной обратной связью от каждого участника. Для этого задайте несколько простых вопросов, отражающих желаемую динамику каждого участника и рекомендации на следующий день. В последний день включите вопросы, направленные на оценку собственных достижений и достижения целей всей группы за время сессии. Члены фокус-группы, лидеры и спонсоры также должны иметь доступ к обратной связи и право изменить программу сессии.

    • На следующий день поделитесь выводами по обратной связи и внесёнными в программу изменениями. Это важно для того, чтобы участники чувствовали себя ответственными за результаты программы.

    • Когда мы переконструируем программу, мы вспоминаем слова Рональда Липпита: «Не делайте для индивида ничего такого, что вредит команде, и не делайте для команды ничего такого, что вредит индивиду». Поэтому мы не задерживаем всех, когда работают только один или два стола и не подгоняем, когда первые столы уже закончили.

    • Составляя расписание, мы оставляем время для кофе-брейков и разминок. Это время «священно».

    • Мы оптимистичны относительно происходящего («Оно не закончится, пока оно не закончится»). При этом мы не позволяем себе упустить динамику группы.


    Принцип 5. Позаботьтесь о логистике и прочих вещах, незаметных для участников. Дьявол кроется в деталях...
    С возрастанием количества участников, планирование логистики становится всё более и более критичным для успеха мероприятия. Мы обнаружили, что наличие административного плана и проинструктированной команды администраторов, делает процесс логистического обеспечения «незаметным» для участников.
    Работы команды технической поддержки состоит в организации комфортных условий и установке оборудования за день до сессии. В задачи же фасилитатора входит подготовка плана логистического обеспечения и донесения до команды технической поддержки их задач на каждом из этапов сессии. Во время самой сессии лидер технической команды координирует коммуникацию, работу и распределение обязанностей среди своей группы.

    Вот ещё некоторые заметки о логистике во время сессий больших групп:
    • Убедитесь, что каждый член команды технической поддержки понимает, что их работа неблагодарна, но важна, пользуется повышенным спросом и должна быть сделана быстро.

    • Перед началом сессии проведите планёрку с командой технической поддержки. Убедитесь, что все важные детали предусмотрены и все мероприятия возможны с технической точки зрения. Чем сложнее с технической точки зрения «большая» сессия, тем дольше должна длиться планёрка.

    • Убедитесь, что лидер технической команды получает достаточно поддержки, чтобы не «умереть» от перегрузок.

    • Информируйте координатора технической команды о любых изменениях в программе

    • Давайте команде обратную связь в режиме «реального времени».

    • Убедитесь, что команда знает о своём вкладе в сессию!

    • После сессии проведите собрание команды, обсудите то, что в следующий раз должно быть сделано лучше.

    • Помните: дьявол кроется в мелочах!

    • Часть 2

Комментарии (0)

RSS свернуть / развернуть
Только зарегистрированные и авторизованные пользователи могут оставлять комментарии.