10 принципов фасилитации больших групп - часть 2 Блог им. MargaritaFatina

Часть 1

Принцип 6. Поддерживайте импульс группы через создание планов на будущее
После каждой сессии необходимо предпринимать конкретные действия, чтобы «пар не ушёл в свисток». Например, сессия стратегического планирования может продолжиться сессией по выполнению плана. Деловая встреча может продолжиться взятием на себя обязательств по выполнению принятых решений.
Большая группа живёт своей собственной жизнью. Присутствие большого количества людей, собравшихся вместе, и волнение могут превратить встречу в отдельное событие. Коллективный вздох облегчения после сессии может свести на нет все благие начинания. Вдохновлённые новыми перспективами люди возвращаются на своё рабочее место… где всё осталось по-старому. И все усилия, затраченные на сессии, оказываются напрасными.

Как можно поддерживать импульс группы:
  • Убедитесь в том, что цель сессии описывает все ожидаемые изменения. Бескровная цель или превращение сессии в «развлекаловку» может привести к тому, что полученный импульс вскоре затухнет.

  • Начните планирование следующих шагов с планирования процесса сессии. Вы не всегда сможете точно предсказать результаты сессии, но зато Вы всегда точно знаете план сессии и, следовательно, можете предусмотреть необходимые действия. Например, работа с членами команд может включать в себя коммуникацию между участниками о достигнутых результатах или создание рабочих групп по выполнению принятых решений. Зная это, Вы сможете вовремя выделить необходимые ресурсы и предусмотреть создание необходимых структур в организации. В любом случае, проведите постсессионную встречу с фокус-группой (не забудьте выделить для нее время заранее).

  • Во время сессии ведите записи. Через какое-то время информация забывается, и записи позволяют не потерять её. Кроме того, наличие у Вас письменно задокументированных результатов сессии и принятых на ней решений, убеждает участников в их срочности и важности.

  • Осветите требуемые действия и ответственность участников перед окончанием сессии. Если участники не знают, что от них требуется, они не будут действовать.

  • В конце сессии, обозначьте достигнутые результаты, их следствия и перечислите обязательства, связанные с их реализацией.

  • Выявите первые успехи после сессии. Благодаря этим результатам получите кредит доверия от лиц, принимающих решение. Опубликуйте результаты, чтобы показать достигнутый прогресс.


Принцип 7. Используйте сразу несколько ролей для достижения баланса
Держите Ваши шляпы, представляющие различные роли, наготове! Для фасилитатора это тяжёлая работа — носить на себе как можно больше шляп, иногда одновременно. Ключевой вопрос состоит в том, в какой ситуации какую шляпу стоит носить и какую НЕ одевать ни в коем случае. Бывалый фасилитатор умеет сонастраивать своё состояние с состоянием группы и служить «медиатором» для достижения прорывов группы. Кати Даннимиллер (Kathie Dannemiller) описывает этот процесс как «встраивание» в ДНК группы и превращение желаемых событий в реальные.

Фасилитаторы должны улавливать всё, что относится к групповой динамике, взаимоотношениям и энергии группы, наблюдая за процессом разворачивания сессии и зная, когда нужно вмешаться. Фасилитатор, прежде всего — охранник цели встречи. Любые изменения в программе должны быть направлены на достижение цели. Комбинируя искусство и науку, опытный фасилитатор знает, какая роль будет наиболее уместна в данный момент, и умеет органично встроиться в нужную роль, «танцуя в ритме группы».

Фасилитатор носит множество шляп в начале сессии и оставляет некоторые из них после. Вызов состоит в том, чтобы одновременно быть «тайм-кипером», «пастухом» и «Пикассо». Ниже перечислены основные роли фасилитатора:

Коуч
— Важно инструктировать лидеров групп относительно их роли во время сессии при помощи намёков относительно их выступлений и участия в работе группы.
— Рядовым участникам коучинг необходим для того чтобы они чётко понимали цель своей презентации и то, как привнесённая ими информация соотносится с программой сессии.

Координатор
— Команда фасилитаторов должны быть в общем контексте. Один из фасилитатор должен отвечать за своевременное донесение информации до всей команды и своевременное внесение изменений в программу.
— Лидер команды технической поддержки должен быть в курсе всех изменений в программе: времени, порядке действий, добавлении или удалении мероприятий. Техническая поддержка должны осуществляться аккуратно, быстро и незаметно для участников.

Дизайнер
— Фасилитаторы должны предвидеть события, которые должны произойти до того, как они действительно произойдут. При принятии решений важно принимать во внимание цель сессии и потребности участников. Членов фокус-группы также следует включать в группу фасилитаторов для того, чтобы увидеть основные пробелы в программе.

Фасилитатор
— Фасилитатору необходимо обеспечивать плавные переходы между мероприятиями. Например, так как для большой группы крайне сложно повторить инструкцию, чёткое структурирование времени необходимо для успешной работы всей группы.
— Фасилитация малых групп также может понадобиться в процессе планирования и проведения «большой» сессии.

Принцип 8. Фокусируйте энергии на цели сессии и продвижении вперёд.
Все мы когда-либо присутствовали на нервирующих, изматывающих совещаниях, которые забирали наше время и энергию. После окончания этих совещаний мы чувствовали себя опустошёнными и демотивированными. Иногда даже не удаётся объяснить, почему совещание пошло не в том направлении. Когда собирается большая группа, количество потенциальной энергии огромно, и эта энергия может пойти в двух основных направлениях: уменьшения или увеличения. И нашей целью является сделать так, чтобы участники покинули встречу с чувством возросшей энергии как индивида, так и всей группы, которое позволило бы продвигаться вперёд. Для этого мы смотрим, чтобы программа сессии соответствовала как индивидуальным, так и групповым потребностям, выполняла поставленные цели и приносила ожидаемые результаты.

Наш опыт говорит нам, что ключевым компонентом управления энергией является активное участие каждого. Когда участники чувствуют, что у них есть возможность ответить на то, что они сейчас слышат и что они могут поделиться своими идеями с людьми, которые услышат их, они начинают более ответственно относиться к мероприятию и брать на себя больше обязательств.

Вот некоторые способы управления энергией группы:
  • Убедитесь, что на протяжении всей сессии участники участвуют в активных упражнениях или вовлечены в дискуссию вместо пассивного слушания или просмотра power-point презентаций. Дискуссии и активные задания способствуют подъёму энергии.

  • Чередуйте пассивное слушание (делающее участников более «подкованными») с активными упражнениями (поднимающими энергию группы и позволяющими «проиграть» материал, освещённый в презентации).

  • Ограничьте индивидуальные презентации 15—20 минутами, а групповые презентации 30 минутами.

  • Если это возможно, избегайте слайдов. Такие презентации ставят участников в пассивную позицию, которая забирает энергию.

  • Обеспечьте возможность для физической активности участников во время сессии. Когда люди встают со стула и выходят, чтобы посетить ближайший киоск или поучаствовать в другой встрече, они становятся более сфокусированными.

  • Внесите в программу короткие разминки для того, чтобы «разогнать кровь» после долгого сидения или интенсивной дискуссии.

  • Предусмотрите достаточно частые перерывы для того, чтобы люди могли возобновить свою энергию и/или решить текущие задачи, отвлекающие их от полного погружения в сессию.

  • Выступая перед группой, придайте энергии своему голосу и своему телу. Объясните участникам, зачем то или иное упражнение нужно здесь и сейчас.



Принцип 9. Тренируйте точность языка для призыва к действиям.
Часто наше видение обусловлено словами, которые мы используем для его описания. Наши слова, воспринятые слушателями, задают их картину мира. Владение языком означает осознанное использован ие тех или иных слов в устной и письменной речи для создания нужной нам картины и нужного нам состояния адресата. Язык, который мы используем в процессе, критически важен, особенно при раздаче заданий. Помимо прямых указаний язык и обрамление задают общий контекст и настрой людей на задание. Говоря с 20 людьми, мы можем дополнить недостающую информацию при помощи мимики и ответов на вопросы. В больших же группах крайне сложно поправиться, если инструкции изначально неясны. Поэтому для выступления перед 20, 200, 2000 людьми слова приобретают особое значение.

Для фасилитатора важно быть аутентичным и осознавать, какой смысл несут его слова. Понимать, как данная аудитория воспримет их. Чувствовать состояние группы. При правильном использовании, язык выполняет множество функций:
  • Приглашение — мы воспринимаем участников как взрослых людей, имеющих право на выбор. Поэтому наша речь — это приглашение, которое можно принять или отклонить.

  • Полнота картины — видение каждого человека уникально и его/её правда должна быть принята, а не оценена как «правильная» или «неправильная». Наша цель — сделать так, чтобы каждый человек мог высказать своё мнение, быть услышанным и внести свой вклад в формирование видения группы.

  • Открытие новых возможностей — для современных организаций единственный способ справиться с возникающими вызовами является системное мышление, выявляющее новые возможности, происходящие от всех ключевых стейкхолдеров.

  • Осознание участниками собственной значимости — для организационной диагностики мы часто просим участников поделиться своим опытом и восприятием по определённой теме или процессу, например, коммуникации. Мы намеренно используем язык, который приводит участников в нужное состояние. Например, мы можем спросить: «Что вас радовало, огорчало, бесило в общении за прошлый год?» Возможность выбора между «радовало», «огорчало» и «бесило» приглашает участников к исследованию собственных эмоций, связанных с темой сессии.

  • Построение отношений — одно из ключевых преимуществ больших групп состоит в том, что они помогают участникам из разных подразделений собраться вместе и научиться чему-либо друг у друга. Язык, который мы используем, письменный или устный, задаёт тон для построения взаимоотношений. Например, мы говорим: «Постарайтесь увидеть мир таким, каким его видит выступающий»

  • Наши последние слова: Будьте внимательны к каждому слову!


Принцип 10. Фасилитация варьируется от безличного присутствия до привлечения внимания к теме сессии (а не фасилитатору!)
Одна из вещей, на которые мы всегда обращаем внимание, создавая программы и проводя фасилитацию для организаций любого размера — это то, что фасилитация проводится для «них», а не для «нас». В больших группах более важно наладить коммуникацию между группами, чем между фасилитатором и группами. Это означает, что фасилитатор должен находиться в нормальном взрослом состоянии и получать удовольствие от результативной работы группы больше чем от собственной «звёздности». Это означает, что поведение фасилитатора должно выказывать уважение, ответственность и стремление к партнёрским отношениям.

Для фасилитатора также важно знать собственную систему ценностей и свои убеждения относительно людей. Во-первых, необходимо осознавать собственные цели и контролировать, чтобы в процессе фасилитации удовлетворялись потребности клиента, а не фасилитатора. Мы действуем исходя из наших убеждений, поэтому мудрость любой организации содержится в людях, и наша задача как фасилитаторов — запустить процессы, разблокирующие эту мудрость. Это убеждение основано на свойстве самоорганизации живых систем. Когда каждая частица системы чувствует «движение в одном направлении», ответы приходят «сами собой». Мы затрачиваем весомые усилия, чтобы убедиться, что любое наше взаимодействие с организацией-клиентом направлено на ощущение собственной силы среди её членов. Мы предпочитаем устанавливать связь с собственной мудростью организации вместо постановки диагноза и выдаче готовых решений.

Стоять перед группой в 100 и более человек может дать восхитительное чувство собственной значимости и силы! Тем не менее, используемый нами метод скорее направлен на вовлечение самых главных агентов изменений — участников. Для этого мы создаём условия, которые позволяют участникам начать взаимодействовать друг с другом и продолжить продвигаться по избранному пути после сессии. И когда мы приходим в восторг от тех результатов, которые достигают участники, мы хотим услышать, как они говорят за дверью: «Это было то, что нам действительно нужно. Надо чаще делать подобные мероприятия», вместо «Вы очень хороший фасилитатор. Как Вы справились с этой толпой?»

Вот несколько дополнительных условий для реализации безличного присутствия:
  • Никогда не работайте в одиночку. Пусть Ваш партнёр будет Вашим зеркалом.

  • Будьте любопытны. Когда вы слушаете клиентов, постарайтесь смотреть на мир их глазами. То, что Вы жалуетесь на своих клиентов или спорите с ними, может означать, что Вы считаете себя знающим правильный ответ. А для того, чтобы выполнять свою работу, мы должны любить и уважать своих клиентов, даже когда мы не согласны с ними.

  • Создавайте у участников чувство самостоятельности — создавайте им условия для развития таких компетенций как активное слушание, умение говорить, навык ведения записей и навык фасилитации.

  • Если сессия идёт не так, как ожидалось, консультируйтесь с фокус-группой.

  • Обратная связь должна выявлять то, насколько были достигнуты ожидаемые результаты, а не то, насколько участникам понравился фасилитатор и предлагаемые им мероприятия.

  • Признавайте свои ошибки!


Резюме.
Фасилитация больших групп может быть наиболее предсказуемой (и вдохновляющей), когда Вы действительно верите в то, что участники сами знают ответы на все вопросы и, имея перед глазами цель и нужные условия, они найдут их.

Когда Вы пропустите эти принципы через себя — свои знания, опыт и стиль фасилитации, не забудьте о том, что каждый клиент уникален и ориентируйте каждое Ваше действие на удовлетворение потребностей Вашего клиента. Прислушивайтесь к советам фокус-группы. Совместно с заказчиком и фокус-группой убедитесь в том, что программа сессии имеет такие компоненты, как:

Чёткая цель;
Полная картина текущего положения организации, с которой согласен каждый и которая подходит для принятия взвешенных решений;
Представления о действиях, ведущих к достижению желаемых результатов;
Наличие структурированного времени для поддержания диалога между участниками.

Комментарии (1)

RSS свернуть / развернуть
Оригинал статьи: Facilitating Large Group Meetings That Get Results Every Time By Sylvia James, Mary Eggers, Marsha Hughes-Rease, Roland Loup, & Bev Seiford of Dannemiller Tyson Associates In S. Schuman (ed.), The IAF Handbook of Group Facilitation. San Francisco: Jossey-Bass, in press.

Статья опубликована в ежемесячном дайджесте для тренеров, коучей и менеджеров по персоналу Института практической психологии ГУ-Высшая Школа Экономики (научный руководитель Тахир Базаров) и на trainings.ru
+1
Только зарегистрированные и авторизованные пользователи могут оставлять комментарии.