10 советов о том, как продуктивно работать с почтой от Грахама Аллкотта Личная эффективность

Graham Allcott — основатель компании Think Productive. Его советы лично мне показались о-очень полезными (пожалуй, я даже сделаю 30-дневную практику по этим советам), поэтому делюсь с вами.

Держите Ваш почтовый ящик пустым. Чтобы быть эффективным, необходимо сосредоточиться на наиболее важных сообщения. И именно на них тратить своё время и внимание. Стремление к пустому почтовому ящику заставит Вас сразу смотреть на письма с точки зрения ценности: оставляя те, которые действительно важны и требуют Вашего внимания и безжалостно удаляя те, которые таковыми не являются или те, вопросы по которым уже решены. на практике держать ящик пустым гораздо легче, чем Вы думаете.

Формулируйте тему письма максимально коротко и ясно. Это самый простой способ уменьшить количество возвращающихся к Вам писем. Это так же обеспечит быстрое и легко понимание писем получателями, а значит и более быструю их обработку.

Будьте кратки. В идеале старайтесь не использовать более пяти предложений в своём сообщении. Таким образом Ваше письмо будет посвящено описанию действий и, вероятно, будет более четко понято. Если у вас есть больше что сказать — поместить текст в Word, а лучше позвоните по телефону.

Сразу принимайте решение. Никогда не закрывайте сообщение, не решив, какие действия, если они необходимы, Вам необходимо предпринять в связи с ним. Таким образом, вы никогда не будете тратить время на чтение электронной почты более одного раза. Уменьшение времени на раздумье, увеличивает Вашу решительность.

Выключайте почту. Не будьте рабом своей почты. Выключение почтового окна даже всего на час в день повысит Ваше внимание и энергию, которые необходимы для других задач.

Не попадайте в ловушу «постоянная связь = продуктивность». Пользователи Blackberry, iPhone и прочее часто попадают в эту ловушку. Ведь так велико давление и искушение отвечать на почту до позднего вечера. На самом деле каждый из нас нуждается в отдыхе, в том, чтобы проводить время без проверки почты. Позвольте себе расслабиться, и Вы будете удивлены, насколько легче и быстрее будут приниматься многие решения на следующее утро после хорошего сна.

Меньше используйте кнопку «поставить в копию». Чрезмерная эксплуатация этой функции зачастую является причиной избыточного объёма информации, который мы видим во многих офисах. Подумайте, прежде чем отправить электронное письмо о том, кто действительно должен быть присутствовать в получателях — помните, каждое письмо прерывает Ваших коллег, затрачивает их время. Поэтому решите, кого действительно стоит отрывать от дел по данному вопросу, а чьё время можно сэкономить. Вы увидите, если вы делаете это регулярно, другие начнут с большим уважением относится и к вашему времени.

Используйте простую структуру почтовых папок. Под-папки и под-под-папки только усложняют процесс перемещения писем. Используйте простую структуру, содержащую не более 10 общих папок. Это позволит Вам сэкономить кучу времени.

Знайте свою аудиторию. Не поддавайтесь искушению отправлять различные «офисные шуточки» по своим профессиональным контактам, от которых ждёте уважения и делового отношения. Конечно, немного неформальности может укрепить рабочие отношения, но здесь важно не переборщить.

Подумайте на этим: исследования показали, что средний сотрудник тратит примерно 41% своего времени на электронную почту. И если это время хоть немного уменьшить, насколько увеличится его общая продуктивность и производительность.

Комментарии (4)

RSS свернуть / развернуть
Я почти всем этим пользуюсь с небольшими поправками — не удаляю письмо из входящих, а:
— Переношу в Архив или удаляю, если требуемое действие выполняю сразу или ничего делать не надо, соответственно.
— Переношу в TODO, если требуется что-то сделать, но сейчас на это нет времени или по другой причине.
Но в остальном согласен с автором — Входящие в конце рабочего дня должна быть пустой, как и рабочий стол (-:
+2
Решила создать тематический Блог «Личная эффективность». Уверена, что многим найдется чем поделиться. переношу этот топик туда.
0
На одном из моих предыдущим мест работы в день приходилось получать и писать в сумме около 150 писем. Причем работала я руководителем отдела в HR, а не секретарем, как можно подумать судя по количеству корреспонденции:)) Если не выключать почту, то уведомление о новом письме выскакивало каждые 5-7 минут. Для меня выходом из ситуации было следующее: включать и проверять почту только три раза в день. Утром не больше чем на 1 час, после обеда на 30 минут и за 30 минут до конца рабочего дня. Когда я начала это делать, рабочий день стал намного эффективнее! Остальные советы Алкотта тоже поддерживаю, но вот про выключать почту — это кажется самым сложным, но это действительно помогает в крупных корпорациях!
+3
Маргарита, спасибо за выборку практичных советов. Буду пробовать:)
0
Только зарегистрированные и авторизованные пользователи могут оставлять комментарии.