Коммуникативная ВИтаминизация в ГК Видео Интернешнл Реализованные T&D проекты

Коллеги, с удовольствием делюсь нашим опытом :)

Коммуникативные тренинги сегодня пользуются большим спросом среди компаний. В ГК Видео Интернешнл решили не просто организовать отдельные тренинги, а создать комплексную программу развития коммуникативных навыков под названием «ВИтамины». Особо стоит отметить то, что «ВИтамины» стали первым опытом внутрикорпоративной тренерской работы в компании. О подготовке программы и ее реализации рассказывают Ирина Киселева, руководитель Центра обучения и развития и Нина Гарбузова, старший специалист по обучению.

Расскажите, пожалуйста, как возникла идея программы «ВИтамины»

ИК: В последние два кризисных года в ГК Видео Интернешнл были сокращены бюджеты, и мы решили обратить свой взор вовнутрь — на свои силы в области обучения персонала. Предвидя, что некий временной ресурс у нас будет высвобожден, мы задумались о том, чтобы найти ту структуру и форму работы в области обучения персонала, которая бы максимально соответствовала нашей организации и эффективно решала именно наши задачи. Так был запущен проект под названием «Корпоративный Университет». На первом этапе мы решили прописать так называемые Карточки должностей в разрезе «знания/навыки/умения». С этой целью провели несколько десятков интервью с сотрудниками департаментов фронт-офиса. Всю полученную информацию оформили в карточки должностей, и у нас получился набор З-У-Н (знаний/навыков/умений) для каждого функционала. В области коммуникации и личной эффективности также был определен набор необходимых навыков для эффективного выполнения сотрудниками их функционалов. Наша следующая задача — предоставить для них соответствующее обучение. Тогда и возникла идея программы «ВИтамины». Как сотрудники отдела обучения мы понимали и до проведения интервью, что запрос на развитие коммуникативных навыков есть и от новых сотрудников, и от тех, кто уже работает. Для нас это не было открытием. Но нам важно было максимально конкретизировать запрос, чтобы сделать программы, заточенные под конкретный функционал и потребности сотрудников разных отделов.

Как проходила работа по созданию программы? Из каких этапов она состояла?
ИК: Начнем с небольшого пояснения. У нас нет, и никогда не было внутренних тренеров. Такова позиция руководства. Мы — лидеры рынка, и нам интересно работать с лидерами, получать от них новую экспертизу, технологии, знания. Тренинговые компании для нас также являются носителями новых знаний и технологий. Среди них нас интересуют такие, которые достигли высокого уровня профессионализма, при этом постоянно развиваются, ищут нестандартные подходы в работе. В случае с «ВИтаминами», делать большую внешнюю программу с приглашенными тренерами не позволяли бюджеты и временные ограничения. И мы приняли нестандартное для нашей группы компаний решение — вести программу собственными силами. Соответственно, форма проведения должна быть такой, чтобы сотрудник Центра обучения и развития относительно легко мог ею овладеть, модули должны быть небольшие, легко встраиваемые в плотный рабочий график.

НГ: Осенью 2009 года, продолжая проводить интервью по карточкам должностей, мы уже четко видели определенную группу знаний, умений и навыков в области коммуникации и личной эффективности. Начали работу над проектом с поиска подрядчиков извне, которые бы помогли нам разработать содержание модулей программы. Хотелось найти профессионалов, которые предложат интересные решения. В итоге, мы сделали свой выбор из нескольких кандидатов.

Еще до работы над содержанием программы мы запустили PR-кампанию.

Наш дизайнер из PR- отдела разработал логотип, изображающий шагающие витаминки, сотрудники IT сделали баннер для нашего портала, и мы начали публиковать статьи, рассказывающие о подготовке программы. Это наш первый опыт такой масштабной PR-кампании, где было продумано все до мелочей. Мы уделяем большое внимание ей, так как создание и проведение программы собственными силами — необычное и очень значимое событие для нас. Нам изначально хотелось заработать некий кредит доверия. Ведь до этого момента мы не выступали в роли тренеров, и сотрудники нас таковыми и не воспринимали. Хотелось ярко заявить о нашем новом амплуа. Работа по продвижению «ВИтаминов» продолжается и сейчас. Ее результат — огромное количество заявок на участие в программе.

Почти одновременно с запуском PR-кампании мы начали проводить фокус-группы — встречи с сотрудниками, на которых максимально конкретизировали их потребности. На этих встречах мы вместе с представителями компании-подрядчика беседовали с сотрудниками как фронт- так и бэк-офисов по каждой теме будущей программы, выясняя, какие именно трудности они испытывают в коммуникации. Это было не тестирование, а обсуждение, определяющее содержание каждого модуля программы. Надо сказать, что и на фокус-группах мы также проводили PR-кампанию: заказали для их участников свежевыжатые соки, фрукты и витамины. Причем витамины и фрукты они могли взять с собой в отделы и угостить коллег, рассказывая им о том, чему была посвящена встреча.

После фокус-групп мы отправляли полученную информацию руководителям, чтобы они со своей стороны внесли еще больше конкретики. В итоге, были выделены следующие темы программы:
Так у нас получилось 7 модулей программы развития базовых коммуникативных навыков «ВИтамины».

Далее мы систематизировали все данные, полученные в фокус-группах и от руководителей, и передали их подрядчикам. Те в свою очередь выстраивали на их основе содержание каждого модуля и передавали подробные планы нам для согласования. Мы их внимательно изучали, что-то корректировали, дополняли, убирали. Возвращали подрядчикам, те дорабатывали материал. Бывало и так, что программа нас не устраивала, и мы ее полностью меняли. То есть работа по наполнению программы конкретным содержанием проходила с нашим активнейшим участием.

Затем происходила передача модулей нам как ведущим. Компания-подрядчик заранее предоставила нам подробные сценарии тренингов, рабочие тетради, все необходимые пояснения к кейсам и упражнениям. Сначала для нас той же компанией был проведен тренинг для тренеров, где мы обучались тренерскому мастерству. После этого мы прошли все 7 модулей «ВИтаминов». На каждом из модулей мы не просто знакомились с содержанием программы, но и перенимали тренерский опыт, обсуждали те или иные моменты работы. В итоге, программу «ВИтамины» могут вести 4 человека из наших дочерних компаний и 3 сотрудника «Видео Интернешнл». Первый модуль для наших сотрудников мы провели в мае 2010 года.

Расскажите о реализации программы «ВИтамины»

ИК: Изначально, когда мы готовили программу, мы объявили «всеобщую витаминизацию», когда после согласования с руководителем любой желающий мог записаться на обучение. Таких желающих было очень много. На каждый модуль мы в среднем получили по 100 заявок. К счастью, тогда у нас было достаточно времени на их обработку. Начиная с этого года, мы включили ее в лист сбора потребностей в обучении от руководителей. Теперь ежегодно осенью после аттестации мы будем получать от менеджеров заявки на участие в тех или иных модулях «ВИтаминов» тех сотрудников, которым такое обучение необходимо. При этом мы не отменяем самозапись, когда инициатива участия исходит от самих сотрудников.

НГ: За 9 месяцев, прошедших с момента запуска программы «ВИтамины», обучение по различным ее модулям прошли около 300 сотрудников. Мы не составляем расписание проведения модулей на год вперед. Организуем их по мере наличия свободных аудиторий в нашем Учебном центре и стараемся проводить минимум 2—3 модуля в месяц. То есть, мы определяем даты на ближайший месяц и с помощью руководителей составляем группы из списка заявленных на участие сотрудников. Бывает и так, что тот или иной модуль проводится для конкретного отдела по заявке его руководителя. Содержание при необходимости варьируется в зависимости от потребностей группы, кейсы могут меняться с учетом специфики работы участников. Один модуль длится 4 часа, это очень удобный формат. Сотрудники приезжают в учебный класс с утра или после обеда, а другую половину дня они находятся на рабочем месте. Программа построена таким образом, чтобы участники были максимально активны: много упражнений, кейсов, обсуждений и минимум лекционного материала. На некоторых модулях ведется видеозапись с последующим анализом.

Проводите ли вы оценку эффективности программы?

НГ: Перед обучением мы просим участников заполнить анкеты, в которых они определяют свой функционал, рассказывают об имеющемся опыте обучения по аналогичным темам и делятся ожиданиями от участия в модуле «ВИтаминов». Мы внимательно изучаем эти анкеты, при необходимости лично выясняем у сотрудника какие-то моменты, просим дать пояснения. Эта информация помогает и нам скорректировать содержание программы и самим участникам лучше осознать свои потребности и настроиться на обучение.

В конце тренинга мы собираем анкеты обратной связи, где сотрудники оценивают проведенное обучение, обсуждаем, что было самым полезным для каждого, что возьмут в свою «копилку» рабочего опыта.

На данный момент перед нами не стоит задача проводить оценку программы на других уровнях. Мы не видим в этом необходимости и не считаем такую оценку целесообразной. Это связано с тем, что «ВИтамины» нами рассматриваются как базовый и в какой-то степени мотивационный курс. С одной стороны, это своего рода инструмент поддержания коммуникативной грамотности в компании. С другой стороны, участие в программе дает сотруднику возможность оторваться от работы, встретиться с коллегами, с пользой и интересно провести 4 часа, и тем самым способствует формированию позитивного отношения к обучению, работе и к компании в целом.

Насколько успешно, по вашему мнению, программа работает на данный момент?

ИК: На наш взгляд, само наличие программы «ВИтамины» — хороший информационный повод и для отдела обучения и для руководителей. Это возможность обратить внимание на ту или иную проблему в коммуникации и решить ее. Кроме того, смешанный состав групп способствует более эффективному взаимодействию между отделами в дальнейшем, сотрудники лучше понимают деятельность других подразделений и дочерних компаний. Можно с полным правом утверждать, что «ВИтамины» уже стали частью корпоративной и кросс-культурной жизни компании. Свидетельство популярности и полезности программы — неиссякающий поток заявок и отзывы участников.

Также важно отметить масштабность программы и вместе с тем ее малую затратность для бюджета компании. По сути дела значительные финансовые затраты были только на этапе разработки.

Каковы ваши планы на будущее в отношении «ВИтаминов»?

НГ: Мы планируем провести очередную PR-кампанию. В ее рамках будет проведен опрос сотрудников, принявших участие в обучении, с целью узнать какие модули «ВИтаминов» наиболее популярны, кто из тренеров особенно нравится. Его результаты мы разместим на портале. Таким образом, мы надеемся освежить программу и поддерживать внимание и интерес к ней.

Интервью у нас брала корреспондент trainings.ru Инна Карачевцева. За что ей большое спасибо! :)
Ссылка на статью www.trainings.ru/library/exclusive/?id=13783

Комментарии (10)

RSS свернуть / развернуть
Нина, спасибо за подробный рассказ о вашем проекте. По ходу чтения у меня возникло несколько вопросов:
  1. 1. Из каких компаний Вы выбирали подрядчика и на ком всё-так остановились?

  2. 2. Как долго длилась разработка программы? И сколько ещё времени потребовалось на подготовку времени? И в целом, сколько времени прошло от появления идеи проекта до первого проведенного модуля?

  3. 3. Как я поняла, программа «ВИтамины» была изначально ориентирована на коммуникативные навыки. Как тогда в программу попали «управление стрессом» и «управление временем», не относящиеся к коммуникации?

  4. 4. Мне очень понравилась сама идея преподнесения программы, аналогия с витаминами (необходимы простые вещества, принимаемые небольшими дозами). При этом как-то смутило то, что общий список «витаминов» свёлся к совершенно стандартным темам и модулям. Рассматривались ли ещё какие-то варианты? Если да, то какие?

  5. 5. Я отметила, что метаформа «витамины» используется в PR-е программы (логотип, оформление и т.д.) + реальные витамины на фокус-группах в процессе подготовки программы. А как ещё идея «витаминов» фигурирует в программе?

+2
Маргарита, доброго дня :) Большое спасибо за интерес к нашей программе. Отвечаю на вопросы
1. Свой выбор мы остановили на Арс Витае, подкупило, что подобные проекты (по разработке и передаче внутренних тренингов) ими реализовывались в промышленных масштабах :)) Из кого выбирали, честно говоря, сейчас уже трудно вспомнить… точно встречались с Михаилом Молокановым (нам показалась интересной его идея использования матриц преемственности), общались с Бизнес-тренингом (было дороговато:) и еще с парой компаний, к сожалению, не помню каких…
2. Разработка программы шла в несколько этапов:
— около 4 месяцев мы проводили интервью и составляли карточки должностей, в которых отчетливо выделились навыки, на развитие которых должны быть направлены ВИтамины
— около месяца выбирали подрядчика
— около 6 месяцев ушло на разработку, передачу и запуск программы
Фактически с момента появления неоформленной идеи до даты первого модуля прошло около года :))) А с момента первой встречи с подрядчиком до запуска первого модуля прошло 6 месяцев (в эти 6 месяцев были включены pr-программы, фокус-группы, разработка модулей, подготовка внутренних тренеров, передача модулей тренерам)
3. Программы ВИтамины изначально была ориентирована на коммуникативные навыки и личную эффективность, к которой мы и отнесли темы «Управление временем» и «Управление стрессом»
4. Пусть Вас не смущают стандартные темы :) Идея ВИтамин от этого никак не пострадала, потому что фактически именно эти навыки и нужны, чтобы организм организации не барахлил :))) Мы хотели создать программу с базовыми знаниями, у нас не было задачи придумывать что-то специальное и необычное, наоборот, хотелось донести элементарные вещи, которые большинство, увы, не использует… К тому же каждая программа включает в себя именно те аспекты тем, которые наши сотрудники озвучивали в интервью и на фокус-группах… Другие формы нами не рассматривались. Пока… :)
5. Метафора ВИтамины также относится и к продолжительности каждого модуля — это 4 часа, т.е. небольшая доза :), и к содержанию — это необходимые элементы для здоровой коммуникации :), и к названию — ВИ- это первые буквы названия компании.
Если нужны еще какие-то пояснения, обязательно пишите :)

+3
Нина, большое спасибо за развёрнутый ответ!
Когда читала его, возник вопрос: в принципе, темы, входящие в вашу программу, действительно, являются базовыми и необходимы для «здоровой коммуникации». так вот вопрос у меня возник такой: если эти базовые темы итак понятны, то для чего компании (и Ваша здесь точно не единственная) тратят время (в Вашем случае 4 месяца, — в других больше или меньше) на выделение необходимых базовых навыков, если они итак а-приори понятны? Вопрос к общему размышлению, потому как ситуация достаточно типичная.

Вообще, Ваша метафора не даёт мне покоя (люблю пересечения :), кручу-верчу как она ещё может быть отражена с пользой в программе. Напишу, если что-то надумается :)
+2
Маргарита, я поясню, мы не тратили время на выделение навыков для ВИтамин, это было логичное продолжение работы над ЗУНами. Мы проводили интервью для формирования концепции Корпоративного университета, составили карточки должностей по всему фронт-офису и среди ЗУНов четко и логично обозначился пул навыков, который мы и взяли для программы. Они действительно были понятны с самого начала, лдя нас, специалистов по обучению… а некоторые сотрудники с удивлением обнаруживали, что они оказывается это должны знать и без этого никак… вот такие пироги (витаминные) у нас и получились :)
+2
Нина, и всё-таки: этот пул навыков реально был понятен до работы с карточками должностей или после? Мне просто кажется, что именно этот базовый набор понятен и без карточек, а карточки должны выбрать что-то более глубокое.
А вот если процесс по выделению ЗУНов (насколько бы понятны они ни были изначально) вовлек самих сотрудников и они сами увидели необходимость этих навыков — тогда ситуация совсем другая :)
+1
Маргарита, Вы зрите в корень :) «процесс по выделению ЗУНов (насколько бы понятны они ни были изначально) вовлек самих сотрудников и они сами увидели необходимость этих навыков» — именно этого мы и добились :))) причем увидели это не только сотрудники, но и их руководители :))))
+1
Да, безусловно карточки выдели глубокую экспертную составляющую и позволили её понятно и подробно описать. Навыки были приблизительно понятны и без них :))
0
Нина, а что такое в Вашем случае «глубокая экспертная составляющая»? Я не очень понимаю про что это.
0
В нашем случае — это узкоспециализированные области знаний медиа и рекламного рынка, умение работать с определенным программным обеспечением и прочие специфические знания. До работы над карточками было понятно, что наши сотрудники владеют уникальной экспертизой, а какой именно непонятно. После работы над карточками стало ясно кто с чем работает, на каких должностях знания уникальны, а на каких пересекаются
+2
С одной стороны я согласна с Маргаритой; затраты конечно превышают конечный результат. Особенно софт скилс, на оттачивание которых нужны годы опыта(поэтому их стараются изначально отобрать и, далее, в основном, дают резервистам).
А с другой стороны, тот факт, что эта задача потребовала описание должностей — просто замечательный. Ведь теперь это можно использовать в нескольких областях и, так сказать, «возвращать затраченное».
+1
Только зарегистрированные и авторизованные пользователи могут оставлять комментарии.